Runder og periodikk
Ukentlige runder, kvartalsvis filterbytte og årlige sesongoppgaver planlegges én gang og genereres 90 dager frem.
Systemet for vaktmesterselskap
Effiora er laget for bedrifter som leverer faste tjenester på faste bygg — vaktmestere, byggdrift og facility services. Planlegg rundene med sjekklister, dokumentér arbeidet med QR-kode overfor styret og forvalteren, før timer per bygg, og håndter fravær og vikar uten kaos.
Hva er et system for vaktmestertjenester?
Et system for vaktmestertjenester holder styr på hvilke runder som skal gjøres på hvilke bygg, hvem som gjorde dem, og hva som faktisk ble utført. For et vaktmesterselskap betyr det fire ting: gjentakende vaktplaner per bygg — fra ukentlige runder til årlige sesongoppgaver, timeføring som havner på riktig bygg, dokumentasjon styret og forvalteren kan se selv, og et lønnsgrunnlag som er klart for regnskapsføreren. Effiora dekker alle fire i ett system, med webapp for driftsledelsen og mobilapp for vaktmesterne.
Timer per bygg
Hver vakt hører til et bygg, så timene havner automatisk på riktig oppdrag, ikke i en samlepott.
Dokumentasjon til styret
QR-skilt i oppgangen gir styret og forvalteren innsyn i utført arbeid, uten innlogging og uten at du må rapportere manuelt.
Lønnsgrunnlag
Godkjente timer per ansatt, fravær i riktige kolonner og eksport til Excel, klart for regnskapsføreren.
QR
Styret skanner koden — og ser at jobben er gjort
Heng et QR-skilt i oppgangen eller teknisk rom. Styreleder, beboere eller eiendomsforvalteren skanner koden og ser siste runde, sjekklisten som ble utført, bilder og neste planlagte besøk. Ingen flere «hva betaler vi egentlig for?»-diskusjoner.
- Offentlig side per bygg — uten innlogging, merket med din logo
- Sjekklister med avhukinger, bilder og notater per besøk
- Anonym tilbakemelding fra beboere og styret, rett til driftsleder
- Ferdige A5-skilt som PDF — heng dem opp samme dag
Måneds- og kvartalsoppgaver som planlegger seg selv
Vaktmesterdrift er mer enn ukentlige runder. Effiora støtter gjentakelse per uke, annenhver uke, måned, kvartal, halvår og år — pluss første/siste ukedag i måneden. Legg inn filterbytte hvert kvartal én gang, så dukker vaktene opp av seg selv, 90 dager frem.
Faste runder
Ukentlige og annenhver-uke-runder per bygg, med faste eller fleksible tider.
Periodiske oppgaver
Måned, kvartal, halvår, år — filterbytte, sluk-kontroll og sesongoppgaver planlegges automatisk.
Sjekklister per bygg
Egne sjekklister per oppdrag, og gjenbrukbare aktivitetspakker for typiske runder.
Ingenting glipper
Ubemannede vakter flagges i kontrollrommet — «Uten tildeling neste 7 dager» står aldri tom uten at du vet det.
Drift per bygg, timer per bygg
- Timeføring per bygg: stempling med GPS-bekreftelse eller egenregistrering — du ser alltid hvor timene hører hjemme
- Oppdragsprofil med Kartverket-verifisert adresse, dekningsgrad, besøkshistorikk og kundetilfredshet
- Nye vakter og oppdrag fra mobilen — driftslederen trenger ikke innom kontoret
- Fravær og vikar: rammede runder listes umiddelbart, vikarforslag rangeres etter erfaring på bygget
- Lønnsgrunnlag med timer per ansatt, fravær i riktige kolonner og eksport til Excel
Ett system, fire perspektiver
Et vaktmesterselskap har flere som trenger hver sin del av det samme bildet — og styret er en av dem, selv om de aldri logger inn.
Daglig leder
Ser porteføljen samlet: hvilke bygg som er bemannet, hvilke runder som mangler folk de neste sju dagene, og dekningsgrad per bygg. Grunnlaget for å vite hvilke kontrakter som faktisk bærer seg.
Driftsleder
Legger runder, fyller hull ved fravær, godkjenner timer og følger opp avvik. Nye vakter og oppdrag opprettes fra mobilen, ute på bygg, ikke fra kontoret.
Vaktmesteren
Ser dagens bygg og oppgaver i appen, stempler inn, huker av sjekklisten og tar bilder av det som må utbedres. Fungerer offline i kjeller og teknisk rom.
Styret og forvalteren
Skanner QR-skiltet i oppgangen og ser siste runde, utført sjekkliste, bilder og neste planlagte besøk, uten innlogging, uten å ringe deg, og uten at du lager rapporten.
Fra kontrakt til lønnsgrunnlag
Slik ser en full runde ut i Effiora — fra du tar over bygget til timene er klare for regnskapsføreren.
-
Byggene legges inn
Adressene verifiseres mot Kartverket, så oppdraget er knyttet til riktig bygg. Har du en driftsavtale, kan AI-kontraktimporten foreslå bygg, frekvens og oppgaver direkte fra kontrakten.
-
Rundene settes opp
Ukentlig runde, kvartalsvis filterbytte, årlig sesongoppgave — sett gjentakelsen én gang. Vaktene genereres 90 dager frem, og ubemannede runder flagges i kontrollrommet.
-
Vaktmesteren gjør runden
Stempling med GPS-bekreftelse eller egenregistrering, sjekklisten hukes av underveis, og bilder dokumenterer det som må følges opp. Alt fungerer uten dekning og synkroniserer etterpå.
-
Styret ser beviset
QR-siden for bygget oppdateres automatisk. Styret og beboerne ser hva som ble gjort og når — og kan sende anonym tilbakemelding rett til driftsleder i stedet for å ta det på neste årsmøte.
-
Måneden avsluttes
Godkjenn timene i én kø, fang opp «mangler føring» før det blir feil i lønn, og eksporter en Excel-arbeidsbok per ansatt med fravær og tilleggstimer skilt ut.
Hva Effiora er — og hva det ikke er
Vaktmesterbransjen har flere systemkategorier som ligner på hverandre, og de løser ulike problemer. Her er grensene, slik at du vet hva Effiora faktisk erstatter.
Ikke et FDV-system
Et FDV-system dokumenterer selve bygget: tegninger, komponenter og vedlikeholdsinstrukser. Effiora dokumenterer arbeidet som utføres på bygget. De to utelukker ikke hverandre. De svarer på ulike spørsmål.
Ikke et lønnssystem
Effiora produserer lønnsgrunnlaget — godkjente timer, fravær i riktige kolonner, natt-, helg- og helligdagstimer skilt ut. Regnskapsføreren legger på satser i sitt eget lønnssystem.
Ikke et faktureringssystem
Effiora fakturerer ikke kundene dine. Det gir deg timene og dokumentasjonen som ligger til grunn for fakturaen — hvor mange timer som gikk med på hvilket bygg — men selve faktureringen skjer der dere gjør den i dag.
Ikke en generell vaktplan-app
I vanlige vaktplanleggere er vakten knyttet til en person og et klokkeslett. Her hører den til et bygg, med egen sjekkliste, historikk og timeregnskap, så du vet hva hvert bygg koster å drifte.
Bygget for å bli sett av kunden
Den offentlige QR-siden er ikke en rapportmodul du må huske å sende. Den oppdaterer seg selv etter hvert besøk, og er ofte det som avgjør fornyelsen av driftsavtalen.
Skal dere sammenligne flere systemer? Vi har samlet ni spørsmål å stille enhver leverandør — uavhengig av hvem dere ender opp med. Les guiden: slik velger du system
Ofte stilte spørsmål
Passer Effiora for vaktmestertjenester?
Ja. Effiora er bygget for bedrifter som leverer faste, gjentakende tjenester på faste steder — det gjelder vaktmesterselskap, byggdrift og facility services like mye som renhold. Runder, sjekklister, timeføring per bygg, dokumentasjon og vikarhåndtering er samme flyt.
Hvordan dokumenterer jeg arbeidet overfor styret eller forvalteren?
Hvert bygg får sin egen QR-kode og offentlige side. Styret eller forvalteren skanner koden og ser siste besøk med utført sjekkliste, bilder, notater og neste planlagte runde — uten innlogging. Du kan også dele lenken direkte.
Støtter Effiora kvartalsvise og årlige oppgaver?
Ja. Vaktplaner kan gjentas ukentlig, annenhver uke, månedlig på dato, første eller siste ukedag i måneden, kvartalsvis, halvårlig og årlig. Vaktene genereres automatisk 90 dager frem og tar hensyn til fravær og vikarer.
Kan ansatte føre timer per bygg?
Ja — hver vakt hører til et oppdrag/bygg, så timene registreres automatisk på riktig sted. Ansatte stempler inn med GPS-bekreftelse eller bekrefter planlagte timer, og lederen godkjenner alt i én kø.
Er Effiora et FDV-system?
Nei. Effiora er et driftssystem for team og tjenesteleveranse: planlegging, utførelse, dokumentasjon og lønnsgrunnlag. Det erstatter ikke FDV-dokumentasjon, men dokumenterer selve arbeidet som utføres på bygget.
Hvordan kommer vi i gang?
Book en demo, så setter vi opp et eksempel basert på byggene deres. Onboardingen er veiledet, og bygg og runder kan importeres fra kontrakter med AI-kontraktimporten.
Hva koster Effiora for et vaktmesterselskap?
Prisen bestemmes av hvor mange ansatte dere er, ikke av hvor mange bygg dere drifter. Frem til 1. januar 2027 gjelder lanseringspris: 690 kr per måned for 2–9 ansatte, 1 490 kr for 10–24 ansatte og fra 2 490 kr for 25 og oppover, eksklusive mva (ordinær pris fra 2027: 990, 2 290 og fra 3 990 kr). Alle funksjoner er med i alle planene, og det er ingen etableringsgebyr eller bindingstid.
Passer Effiora for borettslag og sameier?
Ja — det er en av de vanligste bruksmåtene. Hvert bygg får sin egen QR-side, og styret eller forvalteren følger med på utført arbeid uten at dere må lage rapporter. Beboere kan gi anonym tilbakemelding som går rett til driftsleder i stedet for å samle seg opp til årsmøtet.
Kan vi håndtere sesongarbeid som snømåking og plenklipp?
Ja. Sesongoppgaver legges inn som gjentakende vakter i den perioden de gjelder, og periodiske oppgaver kan gjentas kvartalsvis, halvårlig eller årlig. Uforutsett arbeid, som en ekstra brøyterunde, legges inn som enkeltvakt fra mobilen.
Hvordan ser vi hva et enkelt bygg koster å drifte?
Hver vakt hører til et bygg, så alle timene samles på riktig oppdrag. Oppdragsprofilen viser dekningsgrad, antall besøk, snitt per besøk og kundetilfredshet — grunnlaget for å vurdere om en driftsavtale er priset riktig ved fornyelse.
Hva skjer hvis vaktmesteren ikke har dekning i kjelleren?
Appen fungerer offline. Stempling, sjekklister og bilder lagres lokalt og synkroniseres automatisk når dekningen er tilbake — noe som er vanlig i kjellere, garasjeanlegg og tekniske rom.
Hvor lagres dataene våre?
I EU. Tjenesten driftes hos Hetzner i Tyskland, og e-post går via Mailjet i Frankrike. Hver bedrifts data er isolert med PostgreSQL Row-Level Security i selve databasen, ikke bare i applikasjonen.
Se Effiora med dine egne oppdrag
Book en uforpliktende demo, så viser vi deg hvordan Effiora passer driften din — fra vaktplan til lønnsgrunnlag.